If you're anything like me, you learn best by looking at examples. With that in mind, I though I'd put together some business letter examples to help you get started. The following sample letters are pretty straight forward so you shouldn't have too much problems.
The following example of business letters are meant to give you an idea of how to structure a business letter. The following business letter examples will show you how to format your business letter under the following categories:
• Collection Letters
• Sales and Promotional Letters
• Employment Letters
• Customer Relations Letters
Collection Letters
The sole purpose of a business collection letter is to get the customer to pay up. Writing a collection letter can be difficult because you have to use a certain tone to elicit a response.
Steps to Write Collection Letters
Step 1
Check the spelling of the client's name. Use a gender specific courtesy title only if you are certain of the recipient's gender. Getting a collection letter is bad enough, getting a collection letter that's addressed improperly adds to the irritation.
Step 2
The first part of the letter will state the situation, including the concern, the date of purchase, the amount owed and the due date.
Step 3
The next part of the letter should indicate the deadline for paying the outstanding amount and any resulting penalties if not payed. If your company has any policies regarding late payments such as grace periods and alternative payment plans, you can state it here.
Step 4
The third part of the letter should state the consequences of not paying.
Step 5
This part of the letter has a call to action. It should encourage the client to send full payment or to call you directly to arrange payment. End with goodwill and a positive attitude that this situation will be resolved in a satisfactorily manner.
Example of Business Letters - Collection Letter
Tough Wear
45123 Anytown, MI 45123
July 15, 2004
Jeremy Adams
541 Ramsey Court
Yourtown, MI 78456
Dear Mr. Adams:
Thank you for shopping with us. You are a valued client and we appreciate your business and know that you want to keep your account current with us.
On May 3, 2004, you purchased $400 of merchandise from our store in Yourtown. Your payment of $150 is now overdue.
In the credit arrangement you signed, you agreed to pay off your bill in three payments. The first payment of $150 was due June 3, 2004. Please send this amount now.
Failure to pay on time may affect your ability to charge merchandise at our store. Thank you for your prompt attention to this matter.
You may call me at 1-888-895-2563 if you have any questions or concerns. Your continued patronage is important to us.
Sincerely,
Paime Mimonei
Credit Manager
Example of business letters - Sales and Promotional Letters
Sales and promotional letters are used by salespeople to set up appointments, announce sales promotions, congratulate salespeople, announce specials, and introduce new specials.
These types of letters are sales tools and are usually much more creative than other business letters. The sole purpose of a sales letter is not really to sell but to generate interest in the product and elicit a response.
Steps to Writing Sales and Promotional Letters
Step 1
The first part of the letter states your purpose. Depending on the reason for writing the letter, this may vary from requesting an appointment to introducing a new salesperson. Remember, you want to interest your reader. Always identify the benefits to the reader.
Step 2
The second part of the letter backs up the first part. That is, it gives the details or background information regarding the purpose. This is the part of the letter that will stimulate the interest of the reader. If you are making a request, than this part would give the reason for the request.
Step 3
The last part of the letter states a call to action and as a summary of the general nature of the letter.
Example of Business Letters - Sales and Promotional Letters
Tone Deaf Music
587 East Street, Anytown, MI 45123
August 15, 2004
Linda Goodman
Guitars and Such
784 Peach Street
Yourtown, MI 45126
Dear Mrs. Goodman:
I will be in Yourtown on September 5, 2004 and would like to meet with you at your office to discuss the new guitar models that you may be interested in for the upcoming year.
I have enclosed our latest catalogue. Please note the items in light blue highlights. They are the new guitar models to come in and are now on a special to preferred clients.
I will contact you later this week to schedule an appointment. If you need to get in touch with me, please call me at 1-888-457-7896. I look forward to talking with you. Thank you for your continued business.
Sincerely Yours,
Paime Mimonei
Sales Representative
Customer Relations Letters
There are various types of customer relations letters that may be in the form of acknowledging a complaint to thanking a customer. The main thing to remember is that the customer is always right. Write with this in mind.
These types of letters are very useful at keeping contact with your customer base. If you've been keeping your customers contact information (which you should be doing at all cost!), you can send your customer base a thank you letter and a special offer or buying incentive.
This is a great way to test new marketing ideas. These letters are designed to improve or maintain customer relations. I'd like to point out that you must keep you customer in mind at all times. The laws of good copy writing apply.
However, you want to generate interest and not sell your customer outright with a customer relations letter. You want to thank your customer and let them know how much you appreciate their business. On top of that, you want to thank them by offering a special deal just for preferred customers. It works .
Steps to Writing Customer Relations Letters
Step 1
The first part of the business letter states your purpose. This can be anything from acknowledging a complaint to thanking a customer for their ongoing patronage.
Step 2
The second part of the letter explains the purpose. If you are thanking a customer for their ongoing patronage, you would go into a little more detail here.
Step 3
The last part summarizes the letter. This part can be an added incentive or simply reiterate the customer's value to your business.
Example of Business Letters - Customer Relations Letters
Tone Deaf Music
587 East Street, Anytown, MI 45123
December 16, 2004
Linda Goodman
Guitars and Such
784 Peach Street
Yourtown, MI 45126
Dear Mrs. Goodman:
On behalf of Tone Deaf Music we wish to express our sincerest appreciation for your continued patronage. It is because of valued customers like you that we are able to continue to offer you the finest in modern musical instruments.
Tone Deaf Music has been in business for 30 years. We are dedicated to bringing you the finest in acoustic and electric guitars, bass guitars, drums and amplifiers. Our motto is to “provide our customers with the best value for the lowest price” We've been following this motto for the past 30 years.
Tone Deaf appreciates your ongoing patronage and because of that, we are offering you a special deal on all new signature acoustic models. If you call our offices within the next 15 days, we will give you a 15% discount on all new signature models purchased in the month of January.
Sincerely Yours,
Paime Mimonei
Sales Representative
Remember, these example of business letters are but a few of the many possible sample business letters. However, the above example of business letters should give you an idea of the different kinds of business letters.
Diatas telah diberikan contoh penulisan surat bisnis Customer Relations Letters, dan Sales and Promotional Letters dalam menulis surat bisnis harus memperhatikan tata urutan kata secara sistematis dan penggunaan bahasa penulisan yang jelas serta mudah dimengerti, dibawah ini akan dijelaskan pengertian dan fungsi dari masing-masing langkah penulisan agar terlihat lebih sistematis dan mudah dimengerti.
A. LAYOUT OF A BUSINESS LETTER kasih layout nya agar yg baca ngerti posisi bagian-bagian suratnya
Bagian-bagian dari surat bisnis adalah sebagai berikut :
1. Sender's address { alamat pengirim }
2. Date {keterangan tanggal}
3. Inside address { alamat yg dituju }
4. Attention line { baris perhatian }
5. Salutation { Salam pembuka }
6. Body of the letter { Isi surat }
7. Complimentary close { Salam penutup }
8. Signature { Tanda tangan }
9. Enclosures { Lampiran }
Dari sembilan point di atas akan dijelaskan fungsi dari masing-masing adalah sebagai berikut :
1. Sender's address { alamat pengirim } biasanya diberikan pada kop surat atau kepala surat, dan diletakan di pojok kanan atau kiri surat. berupa alamat yang akan penulis kirimkan.-->alamat pengirim
2. Date { Keterangan Tanggal } Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim. untuk penulisan bulan sebaiknya ditulis dengan nama bulan, tidak ditulis dengan keterangan angka. karna dapat membingungkan. format penulisan tanggal yang benar 31 januari 2011.
British style
08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
American style
September 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
3. Inside Address { Alamat di dalam } dimulai dengan nama perusahaan atau nama orang, jika terdapat nama. Judul (gelar)harus digunakan sebelum nama sapaan seperti : Mr, Mrs, Miss, Ms, Bapak,M. Sc, Dr, Prof, Kapten, Mayor, Kolonel, Jenderal alamat ini juga dapat dimulai dengan judul (nama)pekerjaan atau departemen (jika Anda tidak tahu nama): Manajer Penjualan, Departemen Account.Item yang mengikutinya:- Nama rumah atau bangunan- Jumlah bangunan dan nama jalan- Nama kota dan kode pos yang akan dituju
- Nama negara
4. Attention line { Garis Perhatian } adalah sebuah alternatif untuk menempatkan nama penerima di alamat.
5. Salutation { Salam Pembuka } adalah sebagai berikut:- Dear Sir - untuk seorang pria yang namanya Anda tidak tahu- Dear Sirs / Gentlemen - untuk perusahaan- Dear Madam - untuk seorang wanita yang namanya anda tidak tahu- Dear Sir atau Madam - untuk seseorang yang namanya anda tidak tahu- Dear Mr Smith - kepada orang yang namanya anda tahu- Dear John - untuk orang yang Anda kenal baik
• British style : subject dituliskan di bawah salutation.
• American style : subject dituliskan di atas salutation
6. Body of the letter {Tubuh / isi surat} biasanya ditulis dalam gaya diblokir Sebuah garis ruang kosong antara paragraphs, pada surat lamaran kerja terdiri dari 3 paragraf
7. Complimentary close {Pernyataan penutup} jika surat dimulai dengan salam pembuka surat harus juga dilengkapi dengan penyataan penutup.
- Jika surat dimulai Dear, Sir / Sirs / Madam / Sir atau Madam ini dekat harus Salam Hormat - Jika surat dimulai dengan nama pribadi, misalnya Dear Mr James, harus diakhiri dengan salam hormat Hormat
- Sebuah surat kepada seseorang yang Anda kenal diakhiri dengan koma.
• Britsh style :
Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
• American style :
Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
8. Signature {Tanda tangan} - berfungsi untuk mem formalkan isi dari surat, dengan tanda tangan penerima surat dapat lebih yakin dengan apa yang telah dituliskan, sertakan juga nama anda atau gelar yang telah anda dapatkan.
9. Enclosures {Lampiran} - lampiran bertujuan untuk menuliskan sesuatu tambahan yang dapat di lihat oleh seorang penerima surat.
B. FORM AND STLYE BUSINESS ENGLISH LATTER
Agar terlihat lebih menarik saat dibaca penyusunan desain pada surat pun harus di perhatikan karna jika terlihat menarik keinginan untuk membacapun semakin besar di bawah ini akan di jelaskan tata letak dari surat bisnis beserta contoh gambarnya.
Full block style
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh berikut :
SEMI BLOCK STYLE
Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.
INDENTED BLOCK STYLE
Terdapat nama organisasi yang dituliskan pada kepala surat, nama tanggal di tulis di sebelah kiri surat, surat ini memiliki bentuk berlekuk sebagai ciri khas dari block tersebut.
HANGING BLOCK STYLE
Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong kekiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau lebih penulisan lebih kedalam.
MODIFIELD BLOCK STYLE
semua bagian surat kecuali tanggal dan salam penutup diketik mulai dari pojok garis piggir kiri yang sama, tanggal dan salam penutup diketik di sebelah kanan pengetikan alinea sama seperti garis lurus penuh.
OFFICIAL BLOG STYLE
Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansiinstansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:
a. Bentuk Resmi Indonesia Lama Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
(1) Tanggal surat didahului nama tempat,
(2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di bawah nama tempat dan tanggal surat,
(3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, nama ditulis di antara tanda kurung, dan
(4) nama pengirim surat digarisbawahi.
http://www.crayonpedia.org/mw/Korespondensi_12.1_Nani_darmayanti
Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.
b. Bentuk resmi indonesia baru surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri :
(l) tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;
(2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri;
(3) di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda tangan;
(4) sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama;
(5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.
Agar Iebih jelas perhatikan contoh surat bentuk resmi Indonesia baru berikut.
Keterangan:
1. Kepala surat 6. Tubuh surat
2 Nomor 7. Salam penutup
3. Tanggal bulan dan tahun 8. Jabatan pengirim surat
4. Nama dan alamat yang dituju 9. Nama pengirim
5. Salam pembuka 10. Tembusan
Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri. Agar lebih jelas, perhatikan contoh variasi bentuk resmi Indonesia baru di samping. Dari berbagai jenis dan bentuk surat yang telah dijelaskan, berikut ini Anda akan mempelajari jenis surat edaran. Apa yang dimaksud dengan surat edaran? Surat edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang (pejabat) atau beberapa orang (pejabat) tertentu pada suatu instansi. Selain itu, surat edaran pun digunakan untuk memberitahukan sesuatu kepada orang banyak dan diharapkan, isi surat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Surat edaran, biasanya, berisi penjelasan-penjelasan atau petunjukpetunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang telah ada.
sumber : http://www.business-plans-guide.com/example-of-business-letters.html
ShareThis
